코워킹스페이스 생존기 10편 - 업무지원 : 위워크 게스트 초대 프로세스

지난 코워킹스페이스 편에서 소개드렸던 위워크의 장소에 대한 설명중에 나왔던 게스트 초대 프로세스를 소개해볼까 합니다.

 

제가 1인기업으로 운영하면서 위워크를 선택했을 때 최대 장점으로 느끼는 점이 바로 게스트를 초대하는 I.T서비스가 아주 훌륭해서 입니다.

 

1인기업의 특성중 하나는 자리를 자주 비우는데 손님이 찾아 올 경우 개인 사무실이면 맞이를 해줄 분이 없기 때문입니다. 그래서 제가 없더라도, 또는 제 개인사무공간에 들어오지 않더라도 게스트가 함께 미팅을 하거나 대기를 할 수 있는 로비가 필요한데 이 절차를 위워크 제공 앱이나 웹서비스에서 가능합니다.

 

가장 먼저 위워크 멤버 페이지로 들어갑니다.

해당 페이지에서 게스트 초대를 클릭하면 다음과 같이 인원을 초대할 수 있는 화면이 나옵니다.

 

초대할 사람의 인적사항과 방문 세부일정을 입력하면 게스트 등록이 완료됩니다.

 

그러면 다음과 같이 화면에 입력한 게스트의 등록확인 내용이 나옵니다.

이와 동시에 해당 게스트에게는 메일로 방문객 등록이 되었다는 내용이 메일로 전달됩니다.

 

 

 

해당 메일에서 내가 가야할 위치와 미팅장소, 그리고 자세한 일정들이 표시되어 있습니다. 그리고 같이 표시되어 있는 것이 QR코드입니다. 해당 내용은 구글 G Pay로 스마트폰에 저장도 가능합니다.

G Pay로 저장된 화면

 

해당 페이지를 저장한 후 내가 가야하는 위워크 지점에 도착하면 체크인 데스크에 나의 도착을 알리는 키오스크 모니터가 있습니다.

 

여기서 직접 입력할 수 도 있고 QR정보로도 간단히 체크인을 할 수 있습니다.

삼성점 체크인 데스크

게스트가 각 지점에 도착하면 다음과 같은 체크인 데스크가 있습니다.

 

종각접 체크인 키오스크

 

여기서 키오스크에 게스트입니다를 선택한 후 인적사항을 입력하면 나의 도착여부를 호스트에게 알람이 자동으로 전송이 됩니다. 문자와 이메일로 동시에 전달되기 때문에 별도의 연락 없이 로비에 앉아서 대기하시면 호스트가 마중을 나가면 됩니다.

 

 

 

 

문자로 실시간 전달된 게스트 도착 안내 문자

 

한두번 방문해본 분들은 쉽게 별도의 연락 없이 자신의 도착여부를 알릴 수 있어서 서로 편합니다.

 

또는 게스트 등록시 전달받은 QR코드를 여기에 핸드폰을 올려서 스캔해주면 별도의 입력 없이 곧바로 호스트에게 안내가 전달됩니다. (너무 편해서 이 방법을 추천합니다.)

 

체크인 프로세스 안내 페이지

사전 등록이 안됐다고 하더라도 메튜얼로 체크인을 진행하면 되고, 또 바로 앞에 있는 CM(커뮤니티매니저)의 도움을 받으면 쉽게 입력하실 수 있습니다. 

 

해당 서비스는 변호사분들이나, 회계쪽, 컨설팅 업을 하시는 분들께서 고객분들이 찾아오실 때에 제가 일하는 자리까지 오지 않더라도 별도의 직원 없이도 회사를 운영할 수 있는 좋은 지원 서비스입니다.

 

국내의 타 코워킹스페이이스, 공유오피스 모두 대부분 로비나 입장 전에 고객에게 전화나, 문자를 통해서 만나는 아나로그적인 미팅을 진행하는 것에 비해 위워크가 가진 강력한 특장점이라고 생각합니다. 제가 아는 한 이런 서비스가 타 코워킹스페이스에는 제공되고 있지 않거든요. 입구의 매니저에게 방문했다고 하면 그냥 만날 분에게 연락해서 나오라고 하세요. 정도의 안내를 하는 것이 대부분이라서 혹시라도 이런 서비스가 필요한 분들께서는 꼭 참고해보셨으면합니다.